【社員証の写真撮影で気をつけたいこと】知っておきたいファイル名のルールと撮影時の注意事項

ファイル名の付け方・ルール

さて、皆さんはどんな付け方をされているでしょうか？
部署ごとにフォルダを分けて、氏名をファイル名にしている、あるいは氏名＋連番という付け方をしている方もいらっしゃるかと思います。
番号はもちろんつけていただきたいのですが、気をつけていただきたいのは、番号の付け方です。半角数字かつ、大事なポイントは桁数を揃えること。

たとえば、1000人未満の会社で「1〜999」まで連番で採番する際に、「1」は必ず前ゼロをつけて「001」としてください。こちらがそろっていないと1桁、2桁、3桁の番号で桁が揃わず、印刷処理の際にデータを参照できずに、処理ができなくなってしまいます。
また、連番ではなく、社員番号や認定番号、ライセンス番号など桁数の揃った一意の番号で管理することもおすすめです。

また、基本的に、写真のファイル名に氏名は不要です。
できれば氏名はない方がよいのですが、パッとファイル名を見て誰かわかるように、どうしてもいれたい場合は番号の後にいれてください。

＜NGな例＞
氏名＋番号（全角・半角混在）　= 　NG
氏名＋番号（桁数が揃っていない）　=　NG
氏名＋番号（半角・桁数は揃っている）＝　NG

氏名の後に番号をいれるのはNG。お名前の文字数によって番号の開始位置が変わりますので、番号は氏名の必ず前に入れてください。

＜OKな例＞
◯桁の番号　＝　OK
◯桁の番号＋氏名　=　OK

※桁数が揃っている番号の後ろに氏名を入れていただくと、印刷時には氏名を一括で落として番号のみにして処理ができます。

桁数が揃っていると、フォルダの中でファイル名順にした際にも
順序が揃いますので、後からの管理もしやすいです。
必ず上記のルールを守ってファイル名をつけて提出してください。

別途ファイル名の番号とお名前を紐づけしたエクセルデータもあわせてご支給ください。
エクセルデータは個人情報保護の観点からも、印刷に不要なデータは削除してご支給ください。

現在のファイル名	今後のファイル名
ファイル名に統一性がないため、Excelデータとの紐づけが非常に難しい。 スペースの半角全角や名前の漢字違い（外字）等がExcelデータと紐づけできない。	ライセンス番号・認定番号にすることで、スペースの半角全角や名前の漢字違いがなくなり、Excelデータとの紐づけがしやすい。
※現在のファイル名の場合、手作業での紐づけとなるため、 間違いの元になりやすい。	※自動での紐づけとなるため、間違いがおこらない。

撮影時は背景と明るさ、余白に気をつけよう

自社で撮影する場合に気をつけていただきたいのは、背景と明るさ・余白です。

■背景：何もない一色の背景
　　基本的に背景は何もうつっていない一色の背景（白やスカイブルーなど）
　　バック背景にいろんなものが映り込んでいるのはNG

■明るさ：少し明るめ、影が出ないように
　　暗いと後から明るさ調整が必要となります。

■余白：それなりに必要
　　あまり顔がアップすぎる、逆に遠すぎするのもNGです。
　　ある程度の余白を持たせて（いわゆる証明写真と同様に）撮影してください。

■髪の毛やメイクなどの補正
　　基本的にはできません。髪型はあらかじめ、整えて撮影しましょう。